Modulo 23 Fase 6: Control. Medir y corregir

El propósito del Control, como última etapa del proceso administrativo, es dar seguimiento a la gestión del proyecto para lograr los objetivos y las metas, es un proceso que implica verificar que las fases y sus actividades se desarrollen conforme a lo planeado, en el tiempo establecido y con los costos presupuestados, por tanto, es relevante detectar desviaciones y adoptar acciones para corregir.

Esta etapa no debe considerarse un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos, de ahí que el diagrama de Gantt sea especialmente útil para visualizar el panorama completo del desarrollo del proyecto y las partes que lo componen.

¿Qué producto entregarás?

Una presentación donde expongas posibles escenarios para tu proyecto, los estándares para la fase de control y de qué forma solucionarías las problemáticas que se presenten o mantendrías las acciones exitosas.

¿Qué hacer?

1. A partir de las etapas que definiste en el diagrama de Gantt, plantea los posibles escenarios que podrían ocurrir en el desarrollo de tu proyecto. Describe cuál sería el peor de los escenarios, qué propuesta de solución y qué acciones tendrías que llevar a cabo para la resolución de problemas. Describe cuál sería el mejor de los escenarios y qué acciones tendrías que realizar para mantener el desarrollo de tu proyecto en condiciones óptimas.

2. Integra la información en la siguiente tabla.

3. Reflexiona y responde las siguientes preguntas:

a. ¿Qué estándares te servirían para identificar el peor de los escenarios?

b. ¿Qué estándares te servirían como guía para cerciorarte de que las acciones propuestas para mejorar el desarrollo de tu proyecto son adecuadas?

c. ¿De qué tipo tendrían que ser los estándares para medir los resultados de tu proyecto? Pueden ser de calidad, cantidad, tiempo, finanzas, etc. ¿Por qué?

4. Enlista, al menos, 10 estándares que posibiliten el seguimiento del desarrollo de tu proyecto.

Mi actividad

Modulo 23 Fase 5: Control. Diagrama de Gantt para gestión del proyecto

Cada proyecto es un emprendimiento, una posibilidad de iniciar un negocio, llevar a cabo una idea para lograr beneficios en la comunidad, o generar autoempleo, ya sea para desarrollar un producto o un servicio. El proyecto está delimitado por objetivos claros, metas por cumplir, el tiempo y el dinero, para poder llevarlo a cabo, es necesario poder supervisar el proceso, dar seguimiento puntual para identificar desviaciones y proponer correcciones en el momento que se requieren.

Existen diversas herramientas para elaborar diagramas para planificar las actividades y lograr una gestión efectiva del plan. En esta actividad realizarás el diagrama de barras o de Gantt, el cual es útil para realizar el seguimiento y control del progreso del proyecto en un período determinado.

¿Qué producto entregarás?

Es importante tener claro el proyecto, conocer todas y cada una de las actividades que intervienen en las fases y cómo se relacionan entre sí, de tal manera que al observar el diagrama de Gantt debe quedar clara la secuencia en la que deben desarrollarse las actividades e identificar si algunas son permanentes a lo largo del proyecto.

Para ello, elabora una tabla en la que se concentre la información para la gestión del proyecto, que integre al menos siete componentes:

1. Fases, actividades y tareas

2. Duración total de cada fase

3. Tiempo de inicio y de término de actividades

4. Responsable de actividad

5. Recursos materiales por actividad

6. Recursos tecnológicos por actividad

7. Recursos financieros por actividad

¿Qué hacer?

1. Recupera el cuadro realizado en la actividad Fase 3: “Organización. Actividades, tareas, recursos y procesos”. En él se encuentran las fases, actividades y tareas definidas para administrar y gestionar el proyecto, contiene la descripción de los recursos materiales, tecnológicos, económicos y humanos que hay que considerar para su desarrollo.

2. Determina los tiempos de ejecución de cada fase y actividad, el momento de inicio y de conclusión, esto se verá representado en la longitud de las barras horizontales. Dependiendo de su duración puede organizarse por horas, días, semanas o meses, elige una unidad de medida.

3. Completa la siguiente tabla.

4. Realiza el diagrama de Gantt en Excel o en una aplicación de Software especializado como Smartsheet o Tomsplanner.

Mi actividad

Modulo 23 Fase 4: Dirección. División del trabajo

¿Qué producto entregarás?

Una presentación en la que incluyas un esquema en el que describas el perfil de las personas que podrían participar en tu proyecto. El perfil se refiere a las características que definen a una persona que le permiten realizar una actividad en específico relacionada con tu proyecto.

¿Qué hacer?

1. Identifica las actividades y tareas de tu proyecto que pueden requerir la participación de alguien más, puedes retomar la información que incluiste en la tabla de la “Fase 3. Organización. Actividades, tareas, recursos y procesos”.

2. Define las características de su perfil, las etapas del proyecto en las que podría colaborar y las acciones que realizaría.

3. Integra la información en un esquema. En algunos programas se incluyen plantillas de esquemas tipo jerarquía o listas, prueba cuál de ellos expresa de manera más adecuada tus ideas.

4. Responde las siguientes preguntas e incorpora las respuestas en tu presentación:

a. ¿Cuál es la importancia de la división del trabajo en la etapa de la organización?

b. ¿Es necesario integrar colaboradores en tu proyecto? ¿Por qué?

c. En caso de no contar con colaboradores, ¿qué consecuencias habría para el desarrollo de tu proyecto?

d. ¿Qué tecnologías –aplicaciones, sitios Web, redes sociales- podrían ayudarte a encontrar personas interesadas en participar en tu proyecto?

Mi actividad

Modulo 23 Fase 3. Organización: Actividades, tareas, recursos y procesos

¿Que hacer?

1. Realiza una tabla en la que incluyas: actividades, tareas y recursos (materiales, tecnológicos, financieros y humanos) que se requieren para la implementación de tu proyecto.

2. Elabora el diagrama de flujo del proceso de una de las fases. Si tienes duda sobre cómo realizarlo, puedes consultar la unidad 3 del contenido extenso. Para realizar el diagrama puedes utilizar herramientas como: Mindomo o Cmap Tools.

3. Graba un vídeo de entre 3 y 5 minutos en el que expliques tu respuesta a las siguientes preguntas:

a. ¿Cuál de los recursos que se requieren para llevar a cabo un proyecto es el más importante y por qué?

b. ¿Por qué es importante definir los recursos que se requieren para la realización de las tareas?

c. ¿Cuál es la utilidad de un diagrama de flujo de los procesos que implica la realización de las actividades? Menciona dos ventajas de hacerlo para tu proyecto.

Después de grabarlo, asegúrate de que alojarlo en la nube o en YouTube y genera el enlace para compartirlo.

Sugerencia: antes de grabar el vídeo, elabora un guion en el que escribas lo que dirás sobre las preguntas que se te presentan. De preferencia prepara algún recurso que apoye tu voz durante el vídeo, puede ser una presentación digital con imágenes y texto.

Mi actividad

Mi vídeo

Modulo 23 Fase 2. Planificación. Justificación

Actividad integradora

En la presente actividad trabajarás en la justificación del proyecto, por lo que, retomarás todos aquellos elementos que te ayudarán a exponer de manera argumentativa su importancia y trascendencia del porqué y para qué se llevará a cabo.

¿Qué hacer?

1. Define la audiencia. Dirige esta presentación a las personas que podrían estar involucradas en este proyecto: tu familia, tu comunidad, incluso una persona con quien tienes una entrevista de trabajo. Conocer la audiencia ante la que expondremos, nos permite adecuar la información para despertar su interés.

2. Realiza un guion para tu audio. .Para hacer una presentación oral de tu proyecto, es recomendable que planes lo que dirás. Para ello, te sugerimos:

a) Partir del objetivo general y el análisis del contexto desde los ámbitos que trabajaste anteriormente.

b) Redactar la justificación de tu proyecto, la cual radica en exponer las razones por las que es importante y trascendente llevarlo a cabo, en suma, resalta qué, por qué y para qué lo harás. Para que tus ideas tengan coherencia, es necesario que las expreses de manera ordenada, por ello te recomendamos desarrollar un párrafo para cada idea, por ejemplo:

3. Graba el audio. Con base en tu guion, graba el audio con la presentación de la justificación e importancia de tu proyecto. Puedes hacerlo con un teléfono, equipo de cómputo, o tableta.

Modulo 23 Fase 1. Planificación. Objetivos-metas

Actividad integradora

¿Qué hacer?

1. Presenta el tema del proyecto. En un párrafo escribe de manera general, tu respuesta a las siguientes preguntas:

- ¿Cuál es el tema?

- ¿Por qué este tema es relevante?

- ¿Cuál es el propósito principal?

- ¿Cómo es que pretendes llevarlo a cabo?

- ¿Quiénes son las personas que te ayudarán a ejecutarlo?

- ¿Cuál es la importancia de este proyecto en el contexto de tu comunidad (local, estatal o nacional)? 

Recuerda que estas preguntas son una guía, no necesitas organizarlas como pregunta y respuesta, lo que debes hacer es elaborar un párrafo en el que se describa esta información.

2. Plantea el objetivo general. El objetivo general es aquello que deseas lograr con el proyecto, es el punto más alto a alcanzar y se plantea en una idea.

3. Plantea objetivos específicos. Recupera la información que trabajaste en el módulo 22 referente a los ámbitos, los efectos, objetivos específicos y metas.

4. Plantea las metas. Plantea una o varias metas por cada objetivo específico, será necesario establecer las necesarias para cumplir con el objetivo.

Mi actividad 1.